Branding

#Inleiding

Legalsign biedt jou de mogelijkheid om de communicatie met je ondertekenaars te personaliseren en zo je organisatie nog beter te vertegenwoordigen. In deze handleiding leer je hoe je Legalsign kunt gebruiken om je eigen identiteit op de voorgrond te plaatsen. Je leert hoe je je eigen logo kunt instellen, hoe je aangepaste e-mailteksten voor ondertekenverzoeken kunt creëren, en hoe je je eigen e-mailaccount als afzender kunt gebruiken. Door deze stappen te volgen, zorg je ervoor dat elke interactie via Legalsign de unieke stijl en het karakter van je organisatie weerspiegelt.

In Legalsign kun je eenvoudig de zichtbaarheid en herkenbaarheid van je organisatie vergroten door je eigen logo in te stellen. Dit doe je door naar het gedeelte 'Mijn Organisatie' te navigeren en vervolgens naar 'Huisstijl' te gaan. Om je logo in te stellen, klik je simpelweg op het bestaande logo. Je kunt dan een nieuw logo uploaden dat je organisatie vertegenwoordigt. Ter informatie, alle geüploade logo's worden automatisch in een wit vierkant geplaatst om zo een uniforme en professionele uitstraling te garanderen. Het logo komt terug in de e-mail communicatie met de ondertekenaars.

#Eigen e-mailtekst instellen

Met Legalsign heb je ook de mogelijkheid om je eigen e-mailtekst in te stellen, wat een persoonlijke touch geeft aan de uitnodigingen voor ondertekenverzoeken. Je kunt dit doen door naar 'Mijn Organisatie' te gaan en vervolgens het tabblad 'Huisstijl' te selecteren. Hier vind je de optie om de tekst voor je e-mailuitnodigingen aan te passen. Aan de linkerkant van het scherm kun je je eigen tekst typen. Een handige functie hierbij is het gebruik van variabelen. Door bijvoorbeeld #contact.first_name# in je tekst op te nemen, wordt de voornaam van de ondertekenaar automatisch ingevoegd. Dit zorgt voor een directe en persoonlijke benadering. Je kunt meer variabelen toevoegen door de knoppen onder het tekstvlak te gebruiken, waarmee je je bericht nog relevanter en specifieker maakt voor elke ontvanger. Aan de rechterkant van het scherm verschijnt een voorbeeldweergave van hoe je e-mail eruit zal zien. Deze preview helpt je om een goed beeld te krijgen van het uiteindelijke resultaat en stelt je in staat om met vertrouwen de perfecte, gepersonaliseerde e-mail samen te stellen. Zo versterk je de communicatie met je ondertekenaars, geheel in lijn met de stijl en het karakter van je organisatie.

#Eigen e-mail afzender instellen

Met Legalsign kun je ook je eigen e-mailadres als afzender gebruiken voor het versturen van uitnodigingen en berichten. Momenteel ondersteunt Legalsign dit proces alleen via Microsoft 365 Outlook. Om dit in te stellen, moet je een aantal gegevens invullen binnen het tabblad 'Mijn Organisatie' en vervolgens 'E-mail' in Legalsign. Je hebt de volgende gegevens nodig: TenantID, Client Secret, Client ID en het afzender e-mailadres. Hier is een stap-voor-stap handleiding om deze gegevens te verzamelen via portal.azure.com, rekening houdend met de huidige benaming 'Extra ID' voor Azure Active Directory:

  1. Log in op portal.azure.com: Ga naar portal.azure.com en log in met je Microsoft 365 admin account.
  2. Navigeer naar Entra ID (voorheen Azure Active Directory): Zoek naar 'Extra ID' in het zoekveld en selecteer deze.
  3. Registratie van een applicatie: Ga naar 'App-registraties' en maak een nieuwe applicatie aan. Dit zal je TenantID en Client ID genereren.
  4. TenantID en Client ID: Na het registreren van je applicatie vind je het TenantID en het Client ID in de overzichtspagina van de applicatie. Kopieer deze gegevens.
  5. Client Secret aanmaken: Ga naar 'Certificaten & geheimen' en maak een nieuw geheim (Client Secret) aan. Belangrijk is om het geheim zelf te kopiëren en niet de ID van het geheim.
  6. Kopieer het Client Secret: Zodra het Client Secret is aangemaakt, zorg ervoor dat je de waarde ervan kopieert. Bewaar deze waarde veilig, want je kunt deze niet nogmaals bekijken.
  7. Invoeren in Legalsign: Ga terug naar Legalsign, navigeer naar 'Mijn Organisatie' en dan naar 'E-mail'. Hier vul je de TenantID, Client Secret, Client ID en het afzender e-mailadres in.
  8. Let erop dat het afzender e-mailadres een adres moet zijn dat binnen de omgeving (tenant) van je organisatie valt. Dit zorgt ervoor dat de e-mails die je verstuurt via Legalsign herkenbaar en betrouwbaar overkomen bij je ontvangers. Door deze stappen te volgen, kun je de e-mailfunctionaliteit van Legalsign optimaal benutten met je eigen e-mailadres als afzender.

Aanvullend dient de client een permissie te hebben om de e-mail te versturen. Dit kan ingesteld worden door de volgende stappen te volgen:

  1. In Azure Active Directory, binnen de instellingen van je applicatie, navigeer naar 'API-machtigingen'.
  2. Klik op 'Een machtiging toevoegen'. Kies in het dialoogvenster voor Microsoft Graph API.
  3. Klik op 'Toepassingsmachtiging' (dus niet 'Gedelegeerde machtiging).
  4. In de lijst van beschikbare machtigingen zoek je naar 'Mail' en selecteer je 'Mail.Send'. Deze machtiging staat je applicatie toe om namens de gebruiker of de organisatie e-mails te versturen.
  5. Nadat je 'Mail.Send' hebt geselecteerd, voeg je deze toe en bevestig je de keuze.
  6. Om de machtiging te activeren, is het vaak nodig dat een beheerder consent geeft. Klik op 'Beheerdersconsent verlenen' voor je tenant en volg de instructies om de machtiging te activeren. Indien je dit niet kunt doen, neem dan contact op met je IT-afdeling.
window.hljs.highlightAll();